Introducción.
Después de un año desde que se me ocurrió la idea de poder crear una web personal donde pudiese intercalar mi vida laboral y educativa a lo largo de mi carrera allá por 4/01/2022 y pasado un proceso de actualización en la misma web puedo decir que me ha gustado bastante esta idea que surgió en mí hasta el punto de escribir este post que considero el más importante de los últimos años en el aspecto tanto personal como profesional. Se trata de poder materializar una idea que nació en mí como una mera suposición y que, gracias a un equipo de profesionales, se está materializando poco a poco hasta el punto que está superando las expectativas iniciales que yo mismo tenía. Se trata de crear el primero congreso de ciberseguridad de relevancia nacional en mi ciudad natal, Jaén.
¿Cómo nace la idea?
Cuando estaba estudiando el grado en ingeniería telemática y me encontraba en el tercer año de la carrera empecé a formarme en el mundo de la ciberseguridad ya que era una de las posibles salidas profesionales que tenía telecomunicaciones y quien sabe, quizás en un futuro podría dejar de ser un hobby que empezó siendo un proceso de formación con cursos, libros, etc… hasta convertirse en mi actual trabajo.
En este sentido, junto con un grupo de compañeros de la carrera, decidimos acudir de manera altruista a un congreso de ciberseguridad en España fuera de nuestra ciudad porque simplemente la ciberseguridad era un mundo que nos atraía como estudiantes de carrera, nos parecía una manera atractiva de poder trabajar el día de mañana y simple y llanamente acudimos porque nos gustaba. Cual fue nuestra sorpresa que cuando llegamos al congreso había varias “stands” de varias empresas que buscaban, a nivel de ‘recruiting’, chicos que estuviesen terminando sus estudios y que tuvieran esa inquietud por querer dedicarse al mundo de la ciberseguridad, captación de talento, nuevas oportunidades, vimos que podía ser una oportunidad única para entrar al mercado laboral.
Después de terminar la carrera universitaria me llamaron de Madrid para trabajar en el mundo de la ciberseguridad y hasta el día de escribir este post trabajo para lo que consideraba hace años como un hobby. En este sentido soy consciente de ello y un privilegiado de poder trabajar en lo que uno le gusta. También es cierto que para todo en la vida siempre hay que tener suerte, aunque de igual manera es cierto que la suerte hay que buscarla.
Dicho esto, y pasado un tiempo hasta hace justo un año (4/1/2022) se me ocurrió la idea de poder brindar esa oportunidad que yo tuve a las generaciones venideras que están terminando sus estudios dentro de la provincia que me vio nacer (Jaén), de poder conocer el mundo de la ciberseguridad e incluso obtener un primer puesto de trabajo sin tener que desplazarse a otras ciudades para acudir a un congreso relevante en España y hacerlo dentro de la misma provincia.
De esta manera surge HACK-ÉN. Intercalando las palabras de “Hacking” y “Jaén”.
Primeros pasos.
Por mi poca pero grata experiencia intentaré describir de la mejor manera posible el proceso ideal de querer crear un congreso hasta que se pueda materializar. Dicho esto, lo primero que necesitas es un equipo. Sin un equipo de profesionales (si pueden ser que sean del mismo gremio del congreso y que trabajen en distintas áreas) sería lo idóneo. En este sentido tengo la suerte de tener un equipo de profesionales que trabajan en el mundo de la ciberseguridad actualmente que desde que les mostré la idea de poder llevar esta idea a cabo se involucraron de manera directa.
Este primer párrafo lo dedico al equipo porque insisto, con la cantidad de tareas y acciones a llevar a cabo sin un equipo de profesionales esta idea sería inviable llevarlo a cabo. Tengo la suerte de que el equipo de organizadores de Hack-én nos dedicamos a distintas áreas dentro del mundo de la ciberseguridad lo que nos da una red de contactos y conocimientos amplia para poder enfocar el congreso con una foto completa de este gremio que es complejo y extenso.
Una vez estemos alineados el siguiente paso fue inscribir el proceso de asociación en el registro de asociaciones de la Junta de Andalucía. Cabe recalcar que somos una asociación sin ánimo de lucro. No queremos ni pretendemos ganar dinero con la implantación de este congreso. Nuestra única finalidad es que se potencie, en materia tecnológica, la provincia de Jaén en el área de la ciberseguridad y nuestras posiciones profesionales no cambiarán con respecto a la implantación de este congreso.
Para inscribir la asociación sin ánimo de lucro es necesario inscribir una serie de estatutos, una firma de actas y una serie de procesos legales que para ello nosotros tuvimos la suerte de contar con un abogado que nos brindó su ayuda para formalizar todo el proceso legal de inscripción de la asociación en el registro de asociaciones.
Finalizada esta tarea y teniendo el grupo de organizadores alineados, podíamos pasar a la siguiente etapa.
Fecha.
Algo muy importante para determinar la implantación de un congreso es tener en cuenta la fecha ya que, en una primera edición, nuestra finalidad es obtener la mayor repercusión posible así como obtener el mayor número de público asistente posible. En este sentido y teniendo en cuenta un mapa global de congresos que hay en España consideramos estipular los días 5-7 de mayo de 2023 con una jornada de apertura del viernes día 5 hasta una jornada de clausura del dominio día 7 de mayo ya que no coincide con ningún otro congreso en España que pueda ir en nuestra contra al estar solapado con algún otro que lleve implantado en España desde hace años.
Al final una primera edición de un congreso es la más difícil y es por esto que consideramos compatibilizar la vida laboral y personal tanto de ponentes como asistentes realizar el congreso en unas jornadas de fin de semana para que cualquier persona que quiera acudir no tenga que pedir días de permiso en la empresas, vacaciones, etc.
Público estimado.
Inicialmente no contábamos con una acogida como la que estamos teniendo en fecha de la implementación de este post: 04/01/2022.
Para que os hagáis una idea, estas son las personas que han dicho que asistirán en el evento creado en Linkedin (sin contar a estudiantes de grado de cada una de las carreras tecnológicas de Jaén así como estudiantes de formación profesional)
Etapa 1: Página web, cuenta bancaria y dossier.
Página web.
Una vez estábamos todos organizados, pasamos a gestionar la página web ya que a simple golpe de vista un tercero puede observar como va evolucionando el congreso hasta que se va formalizando poco a poco. Empezamos utilizando el gestor de contenidos más utilizado como es WordPress con una plantilla “TheConference” con la versión gratuita. Esta opción era viable conforme teníamos las expectativas que barajábamos inicialmente sin saber que iba a tener una acogida tan grande que nos veríamos “obligados”, posteriormente, a obtener la versión premium de esta plantilla.
Adjunto el link para la plantilla de “TheConference”: https://es.wordpress.org/themes/the-conference/
Dossier.
Este punto es totalmente relevante ya que de cara al patrocinio de las empresas es necesario presentarles un dossier donde existan aspectos como los siguientes:
- Ubicación.
- Niveles de patrocinio.
- Welcome pack de bienvenida al público asistente.
- Entidades patrocinadoras.
- Colaboraciones.
- Catering
Estos son algunos de los aspectos más relevantes a tener en cuenta de cara a oficializar un patrocinio de cara a empresas. En este sentido contamos con la ayuda de un diseñador gráfico que nos ayudó a crear tanto los logos del congreso, banner, dossier y todo el aspecto de diseño del congreso ya que sin la ayuda de este profesional nos hubiese hecho cuesta arriba el proceso de implementar de manera profesional un proceso alineado de diseño de elementos alineados con la esencia de Hack-én.
Una vez obtener este primer borrador del dossier quisimos que estuviera visible en la propia página web para que, todo aquel que esté interesado por querer colaborar de alguna manera en el congreso, tuviese total accesibilidad al mismo y a toda la información relevante de cara al patrocinio, beneficio por patrocinio, colaboración, etc.
Dentro de la propia web del congreso: https://hack-en.org/ cualquiera que esté interesado y a simple golpe de vista puede acceder al dossier pinchando en el botón “Ver programa”
Si se hace click en ese botón redireccionará automáticamente al dossier.
Cuenta bancaria.
Una vez hemos formalizado la implantación de la asociación así como la implementación de la web tanto a nivel de hosting, dominio, SSL, etc y aspectos como el propio dossier es necesario formalizar la implantación de la cuenta bancaria para poder llevar a cabo el ingreso de patrocinio por parte de las empresas.
Después de un proceso de requerimiento como obtener el CIF de la asociación, la firma del presidente y otros aspectos podemos implementar esta etapa que es obligatoria si se quiere llevar a cabo la implantación de un congreso ya que pretendemos costear tanto gastos directos como indirectos por medio del patrocinio de las entidades.
Hablando de costes directos hablamos el proceso del desplazamiento por parte de los ponentes, estancia en hoteles de los propios ponentes, costear el catering y demás aspectos.
Después de un proceso un poco tedioso conseguimos tener una apertura de una cuenta corriente a nombre de la asociación donde se llevarán a cabo los pagos.
Etapa 2: Redes sociales, primeros ponentes, entidades patrocinadoras y colaboradoras.
Redes sociales.
En esta etapa y teniendo en cuenta algo tan importante como es el marketing y difusión del congreso, implementamos una serie de redes sociales del congreso para que la gente pueda ir conociendo el tipo de congreso que se va llevar a cabo en la provincia de Jaén en 2023.
Enlace a las redes sociales del congreso: https://linktr.ee/hackencon
En este sentido, tenemos las siguientes redes sociales:
- Instagram: @hack_encon
- Linkedin: https://www.linkedin.com/in/hack-en-congreso/
- Twitter: @Hack_en_
- Discord: https://discord.gg/tB63GK3PYu
Este proceso es muy importante a nivel de difusión y ni que decir tiene que mantenemos el acceso a todas ellas con una contraseña robusta por cada red social de un número elevado de caracteres, MFA, gestor de contraseñas, etc.
Ponentes.
En este sentido empezamos a contactar con alguno de los ponentes más relevantes de España debido a que cada uno de nosotros hemos estado en varias empresas dentro del sector de la ciberseguridad en España y por distintos motivos hemos podido conocer a lo que nosotros consideramos como profesionales referentes tanto en el país como a nivel internacional. Un ejemplo de los ponentes confirmados que tenemos actualmente en fecha de este post son los siguientes (tenemos más confirmados, pero estamos “jugando con el tiempo” para no confirmar todos los profesionales de golpe).
Entidades patrocinadoras y colaboradoras.
De igual manera tenemos una serie de entidades colaboradoras y primeros patrocinios (de manera similar a lo que ocurre en el apartado de ponentes, tenemos una serie de entidades que no hemos confirmado en redes para no confirmarlo todo de golpe teniendo en cuenta que el congreso es en mayo y en fecha de este post nos encontramos en Enero)
Etapa 3: Delegando tareas, entidades públicas, presupuestos.
Delegando tareas.
En esta etapa es donde entramos de manera directa cada uno de los miembros organizadores de Hack-én. Como comentaba al principio si se quiere materializar la idea de la implementación de un congreso es totalmente necesario delegar tareas en tu equipo y que todos conformen un TODO.
En este sentido somo un total de 8 profesionales en el que cada uno de nosotros tenemos la información de todo el congreso e independientemente a esto nos ocupamos de cada tarea asignada. A continuación, despliego un ejemplo de posibles tareas:
- Mapa de congresos en España.
- Contacto con Diputación, Junta, Ayuntamiento.
- Catering.
- Presupuesto de photocall, roll-up.
- Documentos legales en la web.
- Plataforma de venta de entradas.
He puesto solo un ejemplo, pero existe varias etapas en el que estamos trabajando a día de hoy cada uno de nosotros para que el congreso se lleve en las mejores condiciones y de manera eficiente.
Entidades públicas.
Como se ha comentado anteriormente, una tarea delegada es el contacto con los organismos públicos para que puedan apoyar tanto institucionalmente como económicamente el congreso. Es por esto que en nuestro caso mantenemos reuniones con Delegación de Gobierno, Diputación de Jaén, Cámara de comercio, Ayuntamiento de Jaén.
Entrevista en Canal Sur.
Nuestra idea es que el congreso esté enfocado en el proceso de reivindicación en materia tecnológica de la provincia de Jaén y para ello es necesario sentirnos respaldados por algunos de los organismos públicos más relevantes de la provincia.
Nos encontramos en un punto avanzado con algunos de ellos, a la espera de feedback de otros, y en unos días estaremos reunidos con otros.
Presupuestos.
En este sentido es importante destacar presupuestos estimados y conforme a esto establecer un precio de venta al público de entradas, ya que se costeará un porcentaje de estos presupuestos con la venta de entradas.
En este sentido manejamos los siguientes presupuestos:
- Welcome pack de bienvenida. Cada persona asistente el congreso disfrutará de: Camiseta del Congreso “Hack-én”, Mochila, Libreta, Bolígrafo, Taza.
- Photocall, roll-up, stands. Habrá una serie de elementos decorativos del congreso con la implantación de los logos de las entidades patrocinadoras y colaboradoras disgregados por niveles de patrocinio así como stands de empresas donde se llevarán a cabo una serie de recepción de curriculum, venta de libros, etc.
Conclusión.
Finalmente y tras una serie de ocurrencias que fueron surgiendo a lo largo de la puesta en marcha de este proyecto, he de decir que me siento muy orgulloso a titulo personal de poder haber realizado una primera edición junto con un equipo inmejorable de profesionales en el que obtuvimos como recompensar un lleno de aforo completo (300 personas aprox) a falta de medio mes para la realizacion de nuestra primera edición y la gente se fue muy contenta por la experiencia. Os dejo algunas imagenes de lo que fue Hack-én 1ª ed. 2023.
Muchas GRACIAS A TODOS a por Hack-én 2ªedición <3